Was muss deine Stunde kosten,
damit am Ende etwas übrig bleibt?

Was ist der Stundenverrechnungssatz – und wofür brauchst du ihn?

Der Stundenverrechnungssatz ist der Preis, den du einem Kunden pro Arbeitsstunde berechnest, damit am Ende des Jahres alle Kosten gedeckt sind und etwas übrig bleibt. Er ist nicht dein Lohn und auch nicht der Betrag, den du dir auszahlst. Er enthält deine Betriebskosten, deinen Unternehmerlohn und einen Aufschlag für Risiko und Investitionen – verteilt auf die Stunden, die du tatsächlich abrechnen kannst.

Der häufigste Fehler steckt genau in diesem letzten Punkt. Wer seinen Satz aus den Anwesenheitsstunden errechnet statt aus den verrechenbaren, liegt dauerhaft zu niedrig und merkt es erst, wenn das Jahr vorbei ist.

Wie berechnest du deinen Stundenverrechnungssatz?

Die Formel ist einfach: (Betriebskosten + Unternehmerlohn) ÷ verrechenbare Stunden × (1 + Gewinnaufschlag). Schwierig ist nicht die Rechnung, sondern ehrlich zu sein bei den beiden Zahlen, die hineingehen: Was kostet dein Betrieb wirklich – und wie viele Stunden kannst du davon abrechnen?

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Welche Kosten gehören in die Kalkulation – und welche vergisst fast jeder?

In die Betriebskosten gehört alles, was anfällt, egal ob du einen Auftrag hast oder nicht: Miete, Versicherungen, Fahrzeug, Leasing, Werkzeug, Software, Buchhaltung, Steuerberater, Fortbildung, Beiträge. Dazu dein Unternehmerlohn samt Krankenversicherung und Altersvorsorge – den vergessen Selbstständige in der ersten Rechnung fast immer.

Was ebenso regelmäßig fehlt: Ersatzbeschaffung. Wenn dein Fahrzeug in fünf Jahren ersetzt werden muss, gehört ein Fünftel davon in jedes Jahr. Sonst kalkulierst du vier Jahre gut und im fünften kommt die Lücke.

Beispielwerte eines Einzelbetriebs zur Veranschaulichung – deine Zahlen stehen in deiner Buchhaltung und weichen davon ab.

Wie viele Stunden kannst du im Jahr überhaupt verrechnen?

Ein Vollzeitjahr hat rund 2.000 Arbeitsstunden. Nach Urlaub, Feiertagen und Krankheit bleiben etwa 1.700 Anwesenheitsstunden. Davon gehen Angebote, Buchhaltung, Fahrten, Materialbeschaffung und Telefonate ab. Was übrig bleibt, sind je nach Gewerk 55 bis 75 Prozent – also 950 bis 1.300 wirklich abrechenbare Stunden.

Diese Quote ist der größte Hebel in der ganzen Rechnung. Wer sie von 60 auf 70 Prozent hebt, senkt seinen nötigen Stundensatz um rund ein Siebtel – ohne eine einzige Stunde mehr zu arbeiten. Deshalb lohnt es sich, die unproduktive Zeit anzuschauen, bevor du am Preis drehst.

Vor- oder Nachkalkulation: Was sagt dir welche Rechnung?

Die Vorkalkulation machst du vor dem Auftrag: Sie sagt dir, was du verlangen musst. Die Nachkalkulation machst du danach: Sie sagt dir, ob es gestimmt hat. Beide zusammen sind der eigentliche Wert – erst der Vergleich zeigt, wo du dich regelmäßig verkalkulierst.

In der Praxis scheitert die Nachkalkulation meist daran, dass niemand die Stunden sauber erfasst. Genau dafür lohnt ein eigenes kleines Werkzeug mehr als jede Tabelle, die niemand pflegt.

Wie kalkulierst du einen Verkaufspreis statt nur eine Stunde?

Beim Verkaufspreis kommt zum Stundensatz das Material dazu – mit eigenem Aufschlag. Üblich sind 10 bis 30 Prozent auf den Einkaufspreis, je nach Gewerk und Lagerhaltung. Die Rechnung lautet: Stunden × Stundenverrechnungssatz + Material × (1 + Materialaufschlag).

Der Materialaufschlag ist kein Aufschlag auf den Gewinn, sondern deckt Einkauf, Transport, Lagerung und das Risiko, auf Resten sitzen zu bleiben. Wer Material zum Einkaufspreis weitergibt, arbeitet dabei kostenlos.

Was ist im Handwerk, in der Gastronomie oder in der Gebäudereinigung anders?

Die Formel bleibt dieselbe, die Stellschrauben unterscheiden sich. Im Handwerk dominieren Fahrzeiten und Materialanteil, die verrechenbare Quote liegt oft bei 60 bis 65 Prozent. In der Gastronomie rechnest du selten in Stunden, sondern über Wareneinsatz und Deckungsbeitrag pro Gericht – der Stundensatz dient dort der Personalplanung.

In der Gebäudereinigung wird meist pro Quadratmeter kalkuliert; der Stundenverrechnungssatz ist die Grundlage dahinter, weil Leistungswerte in Quadratmetern pro Stunde angegeben werden. Wer dort ohne saubere Stundenbasis anbietet, unterbietet sich selbst.

Excel-Vorlage oder Kalkulationsprogramm: Was passt zu dir?

Die meisten starten mit einer Tabelle und landen irgendwann bei einem Programm, weil die Tabelle unübersichtlich wird. Beides hat seinen Platz – und es gibt eine dritte Möglichkeit, die kaum jemand auf dem Schirm hat.

Wie baust du dir deinen Kalkulations-Rechner selbst?

Der Rechner oben ist an einem Vormittag entstanden – mit KI, ohne Programmierer. Genau so entstehen auch die Werkzeuge, die meine Kunden mitnehmen: ein Rechner, der ihre Gewerke kennt, ihre Zuschläge, ihre Leistungswerte. Keine fremde Software, kein Abo, und erweiterbar, wann immer sich etwas ändert.

Das ist der Unterschied zu einer Vorlage aus dem Netz: Du verstehst, warum dein Werkzeug rechnet, wie es rechnet – und kannst es anpassen, wenn dein Betrieb sich ändert. Wie das abläuft, steht auf der Seite zum Bauen eigener Tools mit KI. Wer lieber mit einem fertigen Fall anfängt: Beim eigenen Kundensystem und bei der E-Rechnung ist das Vorgehen dasselbe.

Welche Fehler machen die Kalkulation unbrauchbar?

Fünf Fehler sehe ich immer wieder: der vergessene Unternehmerlohn, die zu hoch angesetzte verrechenbare Quote, fehlende Rücklagen für Ersatz, ein Stundensatz der jahrelang unverändert bleibt, und der Blick auf den Wettbewerb statt auf die eigenen Zahlen.

Der letzte ist der teuerste. Was dein Mitbewerber verlangt, sagt nichts darüber aus, was du verlangen musst – er hat andere Kosten, andere Auslastung und vielleicht ein anderes Problem.