E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflicht, Fristen und Formate

Die kurze Antwort zur E-Rechnung für Kleinunternehmer: Empfangen können musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Ausstellen musst du sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG nicht, auch ab 2028 nicht. Du darfst es aber jederzeit freiwillig tun. Für alle anderen Selbstständigen und kleinen Unternehmen läuft die Übergangszeit für das Ausstellen spätestens Ende 2027 aus.

Dieser Ratgeber ordnet Pflicht, Fristen und Formate ein, zeigt dir, wie du eine E-Rechnung öffnest und prüfst, und welche kostenlosen Wege es zum Erstellen gibt.

E-Rechnung-Pflicht für Kleinunternehmer: Muss ich E-Rechnungen schreiben?

Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung ausgenommen, und zwar dauerhaft. Die Grundlage ist § 34a UStDV: Er erlaubt dir, deine Rechnungen immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, also als Papier oder PDF. Freiwillig darfst du trotzdem E-Rechnungen ausstellen.

Ob du Kleinunternehmer bist, entscheiden seit 2025 zwei Grenzen: höchstens 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr, jeweils netto. Liegst du darunter und hast nicht auf die Regelung verzichtet, bleibt dein Rechnungsweg frei wählbar.

Freiwillig umzusteigen lohnt sich in zwei Fällen: Deine Kundschaft besteht überwiegend aus Unternehmen, deren Buchhaltung strukturierte Daten bevorzugt. Oder du wächst und näherst dich der Kleinunternehmergrenze. Dann hast du den Ablauf schon geübt, bevor er Pflicht wird.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können, Kleinunternehmer eingeschlossen. Für diese Empfangspflicht gibt es keine Übergangsfrist. Ein funktionierendes E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg. Dein Geschäftspartner darf dir eine E-Rechnung schicken, ohne vorher deine Zustimmung einzuholen.

Empfangen heißt mehr als ankommen lassen. Die Rechnung muss für dich lesbar sein, du prüfst sie wie jede andere Rechnung, und du bewahrst sie im Originalformat auf. Wer heute schon digital ablegt, braucht dafür meist nur einen Ordner und ein passendes Anzeigeprogramm.

Wie öffne und prüfe ich eine E-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnest du wie jedes PDF, die Daten stecken zusätzlich als XML-Datei darin. Eine XRechnung besteht nur aus XML und braucht ein Anzeigeprogramm. Kostenlose Viewer gibt es als Web-Anwendung, als Desktop-Programm und in vielen Buchhaltungsprogrammen. Über ELSTER steht ebenfalls ein Werkzeug bereit, das E-Rechnungen lesbar darstellt.

Für die Prüfung reicht ein kurzer Ablauf:

• Öffnen: Die XML-Datei in einem Viewer anzeigen lassen. Bei einer ZUGFeRD-Datei zählt der eingebettete Datensatz, das sichtbare PDF ist die Lesehilfe.
• Inhalt prüfen: Absender, Leistung, Betrag, Steuer und Bankverbindung, genau wie bei einer Papierrechnung.
• Format prüfen: Viele Viewer melden gleich mit, ob die Datei technisch gültig ist. Eine Datei, die sich gar nicht verarbeiten lässt, forderst du neu an.
• Ablegen: Die Originaldatei unverändert speichern, eine Druckversion ist eine Ergänzung.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für wen: 2025, 2027, 2028?

Die E-Rechnungspflicht kommt in Stufen. Seit 2025 gilt der Empfang für alle. Bis Ende 2026 dürfen alle weiter Papier verschicken, PDF und andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 stellen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen aus, kleinere haben bis Ende 2027 Zeit. Ab 2028 gilt das Ausstellen für alle im B2B, Kleinunternehmer ausgenommen.

Unabhängig von der Größe bleiben einige Rechnungen außen vor: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden. Für das B2C-Geschäft ändert sich durch die E-Rechnungspflicht nichts. Die Zahl, die du dir für 2027 merkst, ist dein Gesamtumsatz aus 2026.

Welches Format: XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und gelten damit als E-Rechnung. XRechnung ist ein reiner Datensatz im XML-Format, gedacht für Maschinen. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Für Selbstständige mit gemischter Kundschaft ist ZUGFeRD oft der bequemere Einstieg, weil Mensch und Buchhaltung dieselbe Datei nutzen.

Wichtig bei ZUGFeRD ist das Profil. MINIMUM und BASIC-WL enthalten nicht alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben und gelten deshalb nur als Buchungshilfe. Ab dem Profil BASIC bist du auf der sicheren Seite, EN 16931 ist die gängige Wahl.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ohne eingebetteten Datensatz ist eine sonstige Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. E-Rechnung bedeutet: strukturierte Daten nach EN 16931, die ein Programm ohne Abtippen lesen kann. Ein ZUGFeRD-PDF ist die Ausnahme, weil es diesen Datensatz enthält. Als Kleinunternehmer darfst du weiter PDF-Rechnungen schreiben.

Den Unterschied siehst du einer Datei von außen kaum an. Ein Viewer zeigt dir in Sekunden, ob ein XML-Teil vorhanden ist. Fehlt er, ist die Datei eine gut gestaltete Rechnung zum Lesen und für die Ablage, im Sinne der neuen Regeln aber eine sonstige Rechnung.

Was muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?

Für Kleinunternehmer gelten seit 2025 vereinfachte Pflichtangaben nach § 34a UStDV. Auf die Rechnung gehören Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer oder Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung und das Entgelt als Summe mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.

• Name und Anschrift von dir und deiner Kundschaft, jeweils vollständig.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer- bzw. Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.
• Ausstellungsdatum.
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung.
• Entgelt als Summe und ein klarer Hinweis, zum Beispiel: „Umsatzsteuerfrei als Kleinunternehmer nach § 19 UStG."

Für die Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung reicht damit eine schlichte Vorlage. Eine kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer in Word oder einer Tabellenkalkulation erfüllt die Anforderungen, solange diese Angaben vollständig sind. Eine fortlaufende Rechnungsnummer hilft dir trotzdem beim Überblick und bei der Ablage.

Was ändert sich, wenn du die Kleinunternehmergrenze überschreitest?

Überschreitest du im laufenden Jahr 100.000 Euro, endet die Kleinunternehmerregelung ab genau diesem Umsatz. Ab dann weist du Umsatzsteuer aus und folgst den allgemeinen Regeln, auch beim Ausstellen von E-Rechnungen. Liegt dein Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro, greift die Übergangszeit bis Ende 2027, ab 2028 schreibst du im B2B E-Rechnungen.

Wer wächst, plant den Wechsel am besten ein Quartal im Voraus. Dein Rechnungsweg bekommt dann zwei neue Bausteine: den Steuerausweis und ein E-Rechnungsformat. Beides lässt sich vorher in Ruhe testen, zum Beispiel mit einer freiwilligen E-Rechnung an einen Stammkunden. Den Zeitpunkt und die Umstellung besprichst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Wie lange bewahrst du E-Rechnungen auf?

E-Rechnungen bewahrst du im Originalformat auf, also die XML-Datei oder die ZUGFeRD-Datei mit eingebettetem Datensatz. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht. Für Rechnungen als Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Wichtig ist, dass der Inhalt unverändert bleibt und du ihn jederzeit lesbar machen kannst.

Praktisch heißt das: ein fester Ordner je Geschäftsjahr, Dateinamen mit Datum und Rechnungsnummer, ein Backup an einem zweiten Ort. Viele Selbstständige legen Eingangs- und Ausgangsrechnungen getrennt ab, damit die Übergabe an die Steuerberatung schnell geht.

E-Rechnung kostenlos erstellen: welche Wege gibt es?

Du hast drei Wege, eine E-Rechnung kostenlos oder ohne Abo zu erstellen. Erstens Eingabeportale der Verwaltung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Zweitens Rechnungsprogramme mit kostenloser Einstiegsstufe. Drittens ein eigenes kleines Werkzeug, das genau deinem Ablauf folgt. Welcher Weg passt, hängt von deiner Rechnungsmenge und deiner Kundschaft ab.

Portale der Verwaltung

Für Rechnungen an Behörden betreiben Bund und Länder eigene Eingangsportale, in denen du Rechnungsdaten im Browser erfasst und als XRechnung übermittelst. Für Rechnungen an Unternehmen sind sie nicht gedacht. Wer gelegentlich an öffentliche Auftraggeber liefert, deckt diesen Teil damit kostenlos ab.

Programme mit kostenloser Stufe

Viele Anbieter von Rechnungssoftware bieten eine kostenlose Stufe, oft mit begrenzter Zahl an Rechnungen im Jahr, und erstellen ZUGFeRD-Rechnungen oder XRechnungen per Knopfdruck. Die IHKs führen Marktübersichten, die beim Vergleich helfen. Achte bei der Auswahl auf das Format, das Profil, den Export deiner Daten und die Kosten, sobald du wächst.

Ein eigenes kleines Werkzeug

Der dritte Weg passt zu dir, wenn du deinen Ablauf vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung selbst in der Hand haben willst. Mit KI baust du dir ein schlankes Rechnungswerkzeug, das Angebote, Rechnungen und den Überblick über offene Posten verbindet und eine ZUGFeRD-Datei erzeugt. Wie das konkret geht, zeigt die Seite E-Rechnung erstellen.

Bei DocMorris habe ich erlebt, dass der Medienbruch zwischen Papier und Online das eigentliche Hindernis war. Gelöst haben wir ihn über den Prozess, mit Technik als Werkzeug. Bei der E-Rechnung ist es dasselbe: Wer seinen Ablauf kennt, wählt das passende Werkzeug in Minuten.

„Bei der E-Rechnung für Kleinunternehmer zählt die Wahl: Empfangen musst du, ausstellen darfst du. Wer früh übt, wechselt später ohne Eile."

Was Selbstständige jetzt praktisch tun: deine Checkliste

Für Selbstständige und kleine Unternehmen reichen sechs Schritte, um gut aufgestellt zu sein: Status klären, Empfang einrichten, Viewer bereitlegen, Ablage festlegen, Rechnungsweg wählen und den Ablauf mit der Steuerberatung abstimmen. Jeder Schritt ist klein, zusammen ergeben sie einen sauberen Rechnungsalltag.

1. Status klären: Bist du Kleinunternehmer, und wie hoch war dein Umsatz im Vorjahr? Daraus ergibt sich deine Frist.
2. Empfang einrichten: Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen, die du deinen Lieferanten mitteilst.
3. Viewer bereitlegen: Ein kostenloses Anzeigeprogramm für XRechnungen installieren oder als Lesezeichen speichern.
4. Ablage festlegen: Ordner je Jahr, Originaldateien unverändert, Backup an einem zweiten Ort.
5. Rechnungsweg wählen: Vorlage, Programm oder eigenes Werkzeug, passend zu deiner Rechnungsmenge.
6. Abstimmen: Ablauf und Format einmal mit deiner Steuerberatung durchgehen.

Wenn du dein Rechnungswerkzeug selbst bauen willst, findest du auf der Angebotsseite den Weg, dein eigenes Rechnungswerkzeug ohne Monatsabo mit KI zu bauen, im Heidekrug in Alsdorf oder remote. Wie dieselbe Arbeitsweise für andere Anwendungen funktioniert, zeigt App mit KI erstellen. Die Kundendaten für deine Rechnungen holst du dir am besten aus einem eigenen System: CRM mit KI erstellen.

Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage allgemein ein und ersetzt keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall ist deine Steuerberatung die richtige Ansprechpartnerin.

FAQ: E-Rechnung für Kleinunternehmer

Muss ich als Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen schreiben?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind auch ab 2028 von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen. § 34a UStDV erlaubt dir, Rechnungen immer als sonstige Rechnung zu übermitteln, also als Papier oder PDF. Freiwillig darfst du E-Rechnungen ausstellen. Empfangen musst du sie dagegen schon seit dem 1. Januar 2025.

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen?

Ja. Für den Empfang genügt ein funktionierendes E-Mail-Postfach, eine besondere Plattform ist nicht nötig. Zusätzlich brauchst du ein Anzeigeprogramm, um XRechnungen lesen zu können, und eine Ablage, in der du die Originaldateien unverändert aufbewahrst. Kostenlose Viewer gibt es als Web-Anwendung und als Programm für deinen Rechner.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz und braucht zum Lesen einen Viewer. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz. Beide erfüllen die Norm EN 16931 und gelten als E-Rechnung, bei ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Für gemischte Kundschaft ist ZUGFeRD oft praktischer.

Kann ich eine E-Rechnung kostenlos erstellen?

Ja. Kostenlose Wege sind Eingabeportale der Verwaltung für Rechnungen an Behörden, Rechnungsprogramme mit kostenloser Einstiegsstufe und ein eigenes kleines Werkzeug, das du mit KI selbst baust. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie viele Rechnungen du schreibst, an wen sie gehen und wie viel Kontrolle über deinen Ablauf du willst.